WALNE ZEBRANIE SPRAWOZDAWCZO-WYBORCZE
Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze
KŚ AZS Warszawa – 16 kwietnia 2024 r. godzina 17:30
Biura AZS Warszawa
ul. Szpitalna 5 m 19
Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze
AZS Warszawa – 24 kwietnia 2024 r. godzina 18:00
sala 1B Budynek C SGH w Warszawie
al. Niepodległości 128.
Walne zebranie w klubie jako część większej całości
Kampania sprawozdawczo – wyborcza przeprowadzona będzie w następujących terminach:
- w klubach AZS (uczelnianych, środowiskowych) do dnia 19 kwietnia 2024
- w organizacji środowiskowej AZS Warszawa w dniu 24 kwietnia 2024 o godz. 18:00 w Budynku C sala 1B Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie al. Niepodległości 128.
Cele walnego zebrania
1. przedstawienie działalności klubu z ostatnich dwóch lat
2. forum dyskusji nad sprawami istotnymi dla klubu
3. wskazanie kierunków rozwoju klubu na kolejne dwa lata
4. wybór nowych władz
Przygotowanie logistyczne do zebrania
1. informacja OŚ i komisji rewizyjnej o terminie zebrania
2. kontrola dokumentów klubu przez komisję rewizyjną celem postawienia na walnym zebraniu wniosku o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi klubu
3. decyzja zarządu o zwołaniu zebrania (termin, miejsce), podziale mandatów pomiędzy sekcje, przyjęciu projektu porządku i regulaminu obrad, zgłoszeniu kandydatur do nowych władz
4. wybór delegatów sekcji na zebranie (ustalenie przez zarząd klubu odpowiedniego klucza w sekcjach) i poinformowanie ich o terminie zebrania
5. zaproszenie gości i poinformowanie mediów
6. przygotowanie dokładnego sprawozdania z dwuletniej działalności
7. postaranie się o nagrody dla najbardziej zasłużonych i najlepszych sportowców i działaczy klubu
8. zarezerwowanie i przygotowanie odpowiedniej sali,
9. przygotowanie materiałów dla delegatów, kart do głosowania
Przebieg walnego zebrania
I. Otwarcie zebrania przez prezesa ustępującego zarządu klubu
1. powitanie delegatów i zaproszonych gości
2. wprowadzenie sztandaru klubu i „Gaudeamus” (wersja opcjonalna)
II. Wybór przewodniczącego i sekretarza zebrania – zazwyczaj prowadzi je prezes zarządu
1. zgłaszanie kandydatów (przez delegatów)
2. głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość)
3. przejęcie prowadzenia obrad przez przewodniczącego
4. rozpoczęcie pracy sekretarza zebrania
III. Przyjęcie porządku i regulaminu obrad
1. przewodniczący zebrania poddaje pod głosowanie projekt porządku i regulaminu opracowany przez zarząd
2. głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość)
IV. Wybory komisji walnego zebrania
1. zgłaszanie kandydatów (przez delegatów)
2. komisje zazwyczaj składają się z 3-5 członków
3. głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość)
4. rozpoczęcie prac komisji
KOMISJE
MANDATOWO- SKRUTACYJNA
Sprawdza quorum – prawomocność obrad. Aby decyzje podjęte przez Walne Zebranie Członków było ważne musi w nim uczestniczyć, co najmniej 50 %, członków lub delegatów. Przeprowadza głosowania jawne i tajne.
UCHWAŁ I WNIOSKÓW
Notuje wszelkie uwagi i postulaty delegatów i gości zebrania, padające pod adresem przyszłych władz klubu. Efektem pracy komisji wnioskowej jest propozycja uchwały walnego zebrania, przedkładana delegatom przez przewodniczącego komisji do przegłosowania pod koniec obrad.
V. Wręczenie odznaczeń i wyróżnień
1. wręczenie odznaczeń AZS, klubu, innych.
2. wręczenie nagród wyróżniającym się trenerom / zawodnikom.
VI. Informacja komisji mandatowo – skrutacyjnej
o prawomocności zebrania
1. Odczytanie sprawozdania komisji mandatowo- skrutacyjnej,
czy w pierwszym terminie uczestniczy co najmniej 50 %.
Jeśli nie oczekujemy na rozpoczęcie w II terminie (15-30 minut później).
2. Komisja musi pozostawać w ciągłej gotowości do ewentualnego sprawdzania quorum
VII. Sprawozdanie ustępującego zarządu klubu
1. wskazane jest wysłać sprawozdanie przed zebranie w formie elektronicznej
2. sprawozdanie odczytuje lub wygłasza ustępujący prezes
3. sprawozdanie powinno zawierać:
a) najważniejsze wydarzenia organizacyjne i sportowe
b) najpoważniejsze problemy
c) informację o realizacji zadań, które postawiono przed zarządem w uchwale końcowej z poprzedniego zebrania
VIII. Dyskusja nad sprawozdaniem i nie tylko…
1. wystąpienia zaproszonych gości (opcjonalnie)
2. wystąpienia delegatów
3. zgłaszanie postulatów i wniosków, które następnie opracowuje komisja uchwał i wniosków
IX. Wniosek Środowiskowej Komisji Rewizyjnej o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi
1.sprawozdanie komisji rewizyjnej a następnie wniosek
odczytuje członek Środowiskowej Komisji Rewizyjnej.
2. postawienie takiego wniosku oznacza w praktyce uznanie przez Środowiskową Komisję Rewizyjną, że władze klubu działały w okresie sprawozdawczym prawidłowo, a więc zgodnie ze Statutem AZS.
3. przewodniczący zebrania poddaje wniosek pod głosowanie
– głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość)
X. Wybory
1. zgłaszanie kandydatów (przez delegatów)
2. prezentacja kandydatów
3. instrukcja delegatów jak mają oddać ważny głos
4. głosowanie TAJNE na przygotowanych wcześniej kartach do głosowania (zwykła większość)
5. wybieramy następujące osoby:
– prezesa zarządu
– członków zarządu
– delegata/ów na walne zebranie
a) organizacji środowiskowej
b) delegata/ ów na Zjazd AZS
XI. Dalszy ciąg dyskusji
1. w trakcie liczenia głosów przez komisję mandatowo- skrutacyjną jest czas na kontynuowanie dyskusji
2. sporządzenie projektu uchwał końcowej przez komisje uchwał i wniosków
3. przy braku dyskutantów można ogłosić przerwę
XII. Ogłoszenie wyników wyborów
1. ogłoszenie wyników wyborów przez komisję mandatowo-skrutacyjną
2. ewentualne zarządzenie II tury wyborów w przypadku nie wyłonienia władz
XIII. Przyjęcie uchwały walnego zebrania
1. projekt uchwały przestawia komisje uchwał i wniosków
2. możliwość uzupełnienia uchwały przez delegatów
3. przewodniczący zebrania poddaje wniosek pod głosowanie
4. głosowanie jawne przez podniesienie mandatu (zwykła większość)
XIV. Wystąpienie nowego prezesa klubu
1. podziękowania za wybór
2. w dużym skrócie wskazanie programu działania na najbliższe dwa lata
3. ustalenie i ogłoszenie terminu pierwszego roboczego zebrania
nowo wybranego zarządu klubu
XV. Zamknięcie obrad
1. ten przywilej przysługuje przewodniczącemu zebrania
2. jeśli na początku zebrania na salę wprowadzono sztandar klubu,
przed zakończeniem zebrania sztandar trzeba wyprowadzić.
POWODZENIA!
Opracowanie: Jakub Kosowski
Rysunki: Joanna Szczuka